Как обеспечить безопасность делопроизводства

Оборот документов – дело, в значительной мере связанное с безопасностью. Действительно, очень часто приходится сталкиваться с такими негативными явлениями, как подделка важных документов и компрометация зачастую секретной информации, которая становится известна тем лицам, от которых требовалось сохранить ее в тайне. Это, как показывает практика, может привести к достаточно неприятным последствиям, связанным с несением убытков. Что же можно сделать, например, в небольшом офисе, чтобы документация стала более защищенной, а риск ее подделки или компрометации сошел на нет?

В первую очередь, конечно, надо увеличить защищенность каждого документа. Подобно тому, как денежные купюры защищают, нанося на них разнообразные краски и символы, так же и любой документ можно защитить, ставя на него различные подписи и печати и используя специальную бумагу.

Стоит отметить, что печатями сейчас могут воспользоваться практически все бизнесмены. Так называемые печати ип позволяют сразу же отличить, какая из бумаг действительно была подписана предпринимателем, а какая является поддельной. Если случай сложный, то всегда можно отправить бумаги на экспертизу, которая однозначно решит этот вопрос, причем ее решение будет иметь большой вес даже в суде.

Вторым средством увеличить безопасность является использование так называемых шредеров, или уничтожителей документов. Действительно, далеко не каждый документ, после того как он стал неактуальным, можно просто так выбросить в корзину. Изучив документацию, ставшую фирме ненужной, недоброжелательно настроенные лица могут получить большой объем информации не только о товарах или услугах, но и о том, с какими именно организациями и клиентами сотрудничает фирма, вплоть до получения контактных данных тех или иных лиц. Все это может закончиться для компании большими потерями или убытками. А вот при использовании измельчителей, которые делают «спагетти» из любого ненужного документа, такая возможность сходит на нет. Примечательно, что шредеры работают очень быстро, так что ни у кого не получится так же быстро и так же мелко изорвать такое количество бумаги, как это сделает шредер. Так что его покупка вполне оправдана скоростью и качеством его работы. Да и стоят шредеры, как правило, недорого.

Наконец, важно заметить, что большое количество документов сейчас передается с использованием возможностей электронной почты. А поскольку документы, передаваемые на электронный почтовый ящик, по своей важности практически не отличаются от бумажных документов, то и внимания защите виртуального пространства нужно уделить не меньше. В первую очередь это, конечно же, касается установки современных антивирусных программ, которые в значительной степени защищают компьютер от самых различных вирусных атак. Далее, нужно постоянно отслеживать, не появились ли на том или ином компьютере так называемые программы-шпионы, которые могут отсылать важную информацию на адреса третьих лиц. Наконец, нужно обращать внимание и на то, на какие именно адреса отправляется информация и являются ли эти адреса доверенными, или же не являются. Соблюдение этих, в общем-то, достаточно простых принципов позволит надежно защититься от конкурентов и мошенников и твердо знать, что вся информация, связанная с ведением бизнеса, находится под жестким контролем и доступна исключительно тем лицам, которые имеют на это право.